(皖社科字〔2014〕3号)

为规范我院文件档案管理工作，根据国家档案管理的有关文件要求，制定本办法。

一、文件材料归档

1.中央、省及我院制发的各类文件材料传阅使用后，均需整理归档。文件材料归档工作由院办公室统一负责。

2.院属各单位、各部门所有需要归档的材料，应在次年三月底前交由院办公室统一编号归档。

3.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。在归档的文件材料中，按同一文件集中归档原则，将每份文件的正件与原稿、请示与批复、原文与批示、转发文件与原件等，立在一起，不得分开。归档文件的底稿、附件及领导的指示，要尽量保存。

4.归档的文件材料，根据保留价值设定属类，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

5.凡归档文件材料应造册签收，办理移交手续，发现文件材料不齐全的，由有关人员负责找齐。

二、文档借阅与利用

1.本院人员因工作需要，调、借阅档案须经办公室负责同志同意，办理登记手续，并认真填写《利用档案登记表》。

2.按有关规定，利用党务、纪检、监察、人事等方面的档案，须经院分管领导批准。利用党组有关档案须经院主要领导批准。

3.外单位借阅、利用档案，必须持该单位正式介绍信，并注明利用者身份、利用档案的目的与范围，经院分管领导批准后方可借阅。

4.档案中涉及机密内容，必须遵守保密规定，不得外传、摘录、翻印档案，因特殊情况确需抄录的须经院分管领导批准后方可办理。绝密件、密码电报严禁复制。

5.对所借档案应妥善保存，保持原件的清洁、完整。不得涂改、拆卷、转借、伪造、毁损，用完及时归还。如发生丢失、损毁、泄密事件，视情节轻重，追究有关人员责任。

三、干部档案查（借）阅

1.干部档案由院人事处负责管理，主要供组织人事部门在办理干部的考察、任免、调动、政审、案件审理、出国、工资福利待遇、治丧等情况时使用。查阅干部档案，必须由两名中共正式党员干部共同进行。

2.查（借）阅干部档案，须填写《查（借）阅干部档案审批表》（不得用介绍信代替），并经人事处负责人和院分管领导批准。提供查（借）阅单位应履行登记手续。任何组织不得批准任何个人查（借）阅本人及本人公务回避对象的档案。

3.干部档案一般不外借。确需借出的应严格履行登记手续，限期归还。借阅单位对借阅的档案要妥善保管，确保安全，不得擅自转借。提供借阅的干部档案部门对归还的档案要认真审核，发现问题要及时追查。

4.查阅档案要在阅档室或指定地点进行。严禁查阅者在档案材料上涂改、划圈、增删或折叠、损坏档案材料。查阅时严禁吸烟。查（借）阅者不得泄露档案内容。未经提供查（借）阅的干部档案管理部门同意，不得擅自摘抄、复制档案内容。

5.干部档案管理部门一般不为他人提供旁证材料，确属需要提供的，只能提供客观记载。

本办法自颁布之日起实行。

 

2013 年12 月31 日

见（皖社科字〔2014〕3 号）